Het elektronisch milieujaarverslag (e-MJV)

De website van het EMJV

Fugro-Ecoplan B.V. heeft vanaf 2000 een prominente rol gehad bij de totstandkoming van het elektronisch milieujaarverslag (e-MJV). Het project beoogde, in analogie met de elektronische belastingopgave, een volledige digitale indiening en beoordeling van milieugegevens te bewerkstelligen. Het project wordt sinds 2001 door Fugro-Ecoplan B.V. ondersteund en is in 2004 bij de gehele gebruikersgroep, bestaande uit bedrijven, vergunningverlenende instanties en afnemers, geïntroduceerd. In 2005 is aan het digitale verslag een module voor rapportage in het kader van de Meerjarenafspraak Energie (MJA) toegevoegd. Daarnaast is voor rapportage in het kader van de IPPC-richtlijn een IPPC-applicatie ontwikkeld, die gekoppeld is aan het e-MJV. De laatste jaren verzorgt Fugro-Ecoplan B.V. het functioneel beheer van de applicatie en de e-MJV-database.

Uitvoering
Voor de ontwikkeling en introductie van het e-MJV zijn diverse fasen doorlopen. In de definitiefase in 2001 is het programma van eisen geformuleerd. Een jaar later is het systeem vervolgens ontworpen en gebouwd. In 2003 is het systeem uitgebreid getest in een pilot, waaraan 30 bedrijven en 2 provincies hebben deelgenomen. Begin 2004 is het e-MJV uitgerold over de volledige gebruikersgroep van circa 500 bedrijven en 350 contactpersonen bij het bevoegd gezag. De toegang tot het systeem en de database is beschermd. Ter beveiliging van gegevens en identificatie van de gebruikers zijn aan ieder bedrijf en bevoegd gezag unieke codes verstrekt.

Communicatie
Voor de toegang tot het e-MJV is een unieke website ontwikkeld, die bestaat uit een zogenaamd 'publiek' en een 'besloten' deel. Het publieke deel bevat onder andere een nieuwsbrief, een overzicht van veelgestelde vragen en diverse andere informatie. Voor toegang tot het besloten deel moeten gebruikers inloggen, waarna ze het e-MJV kunnen installeren. Met gebruik van de eigen codes kunnen gegevens vervolgens worden gedownload en geüpload.

Naast de inhoudelijke betrokkenheid bij de totstandkoming (2001-2004) bestonden de ondersteunende werkzaamheden uit:

• Het voeren van het secretariaat van diverse werkgroepen en stuurgroepen (inhoudelijke betrokkenen o.a. ICT, vertegenwoordigers van koepelorganisaties en bestuurders).
• (Mede-)verantwoordelijk voor de externe communicatie rond het project (opzetten website, verzorgen van artikelen in onder andere vakbladen, organiseren van informatiebijeenkomsten).
• Verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van gebruikers door middel van een door Fugro-Ecoplan B.V. opgezette professionele helpdesk (actief sinds 1 januari 2003).
• Verzorgen van specificaties voor het functioneel ontwerp van de applicatie en database.
• Testen van de applicatie en database; organiseren van testsessies met gebruikersgroepen.
• Verantwoordelijk voor een adequate afstemming tussen partijen.

Alle activiteiten voor dit project zijn uitgevoerd in afstemming met de Begeleidingscommissie e-MJV, waarin vertegenwoordigd de Ministeries van VROM, EZ en V&W, het Interprovinciaal Overleg de Vereniging Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen.

Kwaliteit
Voor een goede kwaliteitsborging van de, in dit kader, nog lopende activiteiten is met de betrokken partijen een service-level-agreement (SLA) opgesteld. De procedures en werkinstructies zijn ondergebracht in het kwaliteitssysteem van Fugro-Ecoplan B.V (ISO 9001 2000).

Voor meer informatie over de activiteiten kunt u terecht op www.fo-industrie.nl/emjv.